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法人が機密文書を廃棄する2つの方法｜溶解・リサイクル可能な廃棄方法を選ぼう

T-CUBE

2026.04.06

顧客情報や人事・会計書類、技術資料といった法人の重要文書は、ひとたび漏洩すれば信用の失墜や損害賠償につながります。

 

こうした情報管理において、見落とされがちなのが「廃棄」の工程です。そのままゴミとして捨てたり、社内で焼却したりすることは、情報流出や法令違反を招く大きなリスクとなります。

 

この記事では、機密文書と見なされる書類を整理し、「シュレッダー」と「機密文書廃棄サービス」という2つの廃棄方法を比較。さらに、溶解・リサイクルによって復元不能にする選択肢まで解説します。

 

法人の機密文書廃棄で押さえておきたい3つのポイント

当記事では、法人による機密文書廃棄に関して押さえておきたい要点を3つ取り上げます。

 

・法人が機密文書を廃棄する方法は主に「シュレッダー」か「専門サービス」の2択

・機密文書の廃棄サービスには、「シュレッダー後に焼却するタイプ」と、「シュレッダー後に溶解・リサイクルまで行うタイプ」の2種に分かれる

・「T-CUBE」は溶解処理による完全な復元不能化と、資源循環（再生紙化）を同時に実現

 

機密文書に該当する、取り扱いに注意が必要な書類とは？

機密文書は、具体的にどのような文書が該当するのでしょうか。「法定保存文書」とそれ以外に分けて、機密文書の例を取り上げます。

 

法定保存文書

法人の文書には、法律によって保存期間が定められているものがあり、これを「法定保存文書」と呼びます。主な法定保存文書の例と保存期間は以下の通りです。保存義務がある期間中に廃棄すると法令違反となるため、書類ごとに厳格な管理が必要です。

 

【経理関連の書類】

主な書類

保存期間

貸借対照表、損益計算書、株式台帳、株式割当簿、配当簿など

10年

請求書、注文書、契約書、見積書など

7年

賃金台帳、監査報告書など

5年

 

【人事関連の書類】

主な書類

保存期間

誓約書・労働者名簿・災害補償関連の書類など

5年

労災保険に関する書類、派遣先管理台帳など

3年

雇用保険・健康保険・厚生年金に関する書類など

2年

 

【総務関連の書類】

主な書類

保存期間

株主総会議事録、取締役会議事録、監査役会議事録など

10年

有価証券届出書、産業廃棄物管理票の写しなど

5年

四半期報告書、半期報告書など

3年

 

その他、取り扱いに注意が必要な文書

法定保存文書でなくても、慎重な取り扱いが求められる書類が多数あります。万が一、これらの書類が外部に流出すれば競争上の不利益や信用問題にかかわります。

 

・顧客情報、個人情報、名簿類

・経営判断や戦略が分かる会議資料・議事録

・技術データ、設計図、研究資料

・価格表、営業資料　など

機密文書はどう廃棄すべき？2つの廃棄方法と「やってはいけないこと」

 

機密文書は、保管場所の施錠やアクセス権限の設定、持ち出しルールを明確化するなどして、厳重な環境下で保管しなければなりません。

 

一方、機密文書の情報漏洩対策として見落とされがちなのが、廃棄工程です。方法を間違ったり適切な対策ができていなかったりすると、結果的に情報漏洩の引き金ともなりかねないからです。

ここでは、適切な廃棄方法2つと、機密文書の廃棄において「やってはいけない方法」を取り上げます。

 

1.シュレッダーによる自己処理

シュレッダーは、多くの法人が利用する代表的な機密文書廃棄の手段です。

自社で直接廃棄処理をするので、確実に破砕できているという安心感があります。また、機密文書の量が少なければコストも抑えられます。

 

一方、シュレッダーの容量は限られているため、大量の書類を処理するとなると時間と手間が必要です。また、細断レベルによっては、復元リスクが生じます。

加えて、オフィスで「後でまとめて処理しよう」と考えた結果、机上に機密文書が放置されるリスクも無視できません。

 

メリット

デメリット

自社で処理できる安心感

少量処理ならコストがかからない

ボックスの容量が限られている

大量処理には不向き

細断レベルによっては復元リスクが残る

 

2.機密文書廃棄サービスの利用

シュレッダー処理では、相応のコストや作業時間がかかる場合があります。そのため、近年、機密文書廃棄サービスを利用する企業も増えています。

機密文書廃棄サービスの場合、専門事業者が機密文書を回収し焼却や溶解まで行ってくれるため手間がかからず、大量処理に対応できる点が大きなメリットといえるでしょう。

また、書類を細断するだけにとどまらず、焼却または溶解によって復元不能な状態まで処理してくれるため、情報保全における安全性の高さも見逃せません。

 

一方、デメリットは、少量の処分では割高になってしまう点、信頼できる事業者選びがハードルとなってしまう点です。また、書類を箱詰めして回収・送付するタイプの機密文書廃棄サービスでは、オフィスのスペースを圧迫する場合もあるため注意しましょう。

 

なお、容量の問題は機密文書廃棄サービスでも共通するポイントではありますが、追加料金を支払うことで任意のタイミングでボックス交換ができる事業者も存在します。

 

メリット

デメリット

大量処理に対応

焼却または溶解により復元不能に

作業負担の軽減

証明書発行が可能なサービスも

少量の処分では割高

信頼できる業者選定が難しい

機密文書を詰めた箱がオフィスのスペースを圧迫する場合がある

 

【やってはいけないこと】自社敷地内での焼却

かつては自社に焼却炉を設ける法人が見られましたが、現在はその方法を採るのは極めて困難です。

そもそも焼却炉設置には、自治体からの許可や消防関連の届出が必要であり、環境対策が求められる昨今では許可が下りないケースは少なくありません。

また、焼却炉は定められた構造基準をクリアしなければならず、2002年にダイオキシン対策のための改正廃棄物処理法が施行されてからは、焼却炉の設置・使用を取りやめる法人が多く見られます。

 

では、焼却炉を使わずに燃やす方法はどうなのでしょうか。これは法律上、野焼きと見なされ廃棄物処理法違反となってしまいます。

罰則として、5年以下の懲役または1000万円以下の罰金（法人は最大3億円）のいずれか、もしくは、両方が課される場合があります。

ペットボトルやビニール、プラスチックなどに比べると「燃やしても問題ないのでは」と判断してしまうケースもあるかもしれません。しかし、明確な法令違反のため絶対に避けるべきです。

機密文書廃棄は「溶解」「リサイクル可能」のサービスがおすすめ

機密文書廃棄サービスでは、シュレッダーで破砕した紙類を「焼却」または「溶解」によって最終的な処分をするのが一般的です。

 

どちらも復元が不可能なレベルまで処理していますが、溶解は水で繊維レベルまで分解し再生紙としてリサイクルすることを念頭に置いた工程です。そのため、最終的に溶解を行うサービスは、環境負荷が極めて低いのが特徴です。

 

溶解証明書やリサイクル証明書を発行する業者も存在するため、CSRやSDGsを意識した経営を行う企業にとって、非常に相性の良いサービスと言えるでしょう。

機密文書処理サービス「T-CUBE」を例に廃棄の流れをチェック

溶解まで行う機密文書処理サービスの一例として、竹下産業が提供する「T-CUBE」を利用する流れを見てみましょう。

 

今回は、専用の回収ボックスを設置する東京23区で利用可能なプラン「T-CUBE Guard」を例に、一連のプロセスを紹介します。上の写真は、T-CUBE Guardで使われるボックスです。

なお、T-CUBEには法人向けサービスとして、「T-CUBE Basic」「T-CUBE Mail」のプランも存在しますが、いずれも機密処理センターに書類が到着して以降の流れは、同じとなっています。

 

1．ボックスを設置

依頼を受けた法人のオフィスに機密文書を投入する専用ボックスを設置します。最短3営業日で設置可能です。

 

2．機密文書を投函する

ボックスに廃棄したい機密文書を投函します。投函は一瞬で、シュレッダーのような待ち時間がありません。ボックス内部には蓋が付いており、棒などで取り出すことはできない構造となっています。

 

3．回収

月1回の頻度で定期回収します。空ボックスと交換するため、利用停止時間が発生しません。

T-CUBEのサービスはすべて研修を受けた竹下産業（T-CUBEの運営企業）の正社員によって行われる上、回収・搬送担当の社員はボックスの鍵の保管場所を知りません。そのため、回収するスタッフがボックスを開け中身を確認されるリスクを排除しています

（※間違えて必要な書類を投函してしまった等で、お客様から解錠のご依頼があった場合は、柔軟に対応しています）。

 

4．機密処理センターへ輸送

GPS搭載でルートを管理し、荷室を施錠したトラックで搬送します。

搬入先の機密処理センターの住所は非公開となっており、24時間体制での監視が行われています。

 

5．シュレッダー処理

ボックスの到着後、速やかにシュレッダーで細断処理を行います。

 

6．処理完了通知・破砕物を製紙工場へ搬送し溶解

シュレッダー処理後、お客様へ処理完了通知を送信。T-CUBE Guardの場合は、マニフェスト伝票の交付も可能です。

破砕物は製紙工場へ搬送し溶解し、再生紙としてリサイクルします。製紙会社による溶解証明書（有料）の発行も可能です。

 

T-CUBE Basic、T-CUBE Mailと3つのプランの料金

T-CUBEには、3つのプランがあります。先ほど紹介したT-CUBE Guard以外の2プランと、各プランの料金表を見てみましょう。

 

T-CUBE Basic

専用ボックスは設置せず、お客様側で機密文書の箱詰めまで行います。スタッフが箱の回収に伺い、その後のシュレッダー処理・溶解のプロセスはT-CUBE Guardと同じです。

関東エリアで利用可能なプランであり、東京23区内で利用する場合は4箱から回収が行われます。

 

T-CUBE Mail

お客様側で機密文書の箱詰めを行い、T-CUBEを運営する竹下産業へ宅配便で発送するプランです。

T-CUBE Guardは東京23区、T-CUBE Basicは関東地区と利用できる場所が決められていますが、T-CUBE Mailは日本全国の法人が利用可能です。

 

 T-CUBE各プランの料金

T-CUBEの3つのプランの料金を、表にまとめました。

プラン名

T-CUBE Guard

T-CUBE Basic

T-CUBE Mail

料金

Sサイズ：最大9800円／月

Lサイズ：最大1万4800円／月

2000円／箱

2000円／箱

キャンペーン

2カ月のお試し期間あり

会員登録・ウェブ申し込みで500円／箱の割引

会員登録・ウェブ申し込みで1000円／箱の割引

備考

対応エリアは東京23区

・対応エリアは関東

・東京23区は4箱から対応（4箱に満たない場合の料金は、6000円）

・23区外は地域ごとに最低取扱料金が異なる

・送料はお客様負担

・全国の法人が利用可能

・12桁の伝票番号を利用している物流会社のみ利用可能

 

法人の機密文書廃棄に関するよくあるQ&A

最後に、法人の機密文書廃棄についてよくある疑問と、それに対する回答をご紹介します。

 

Q.法人が機密文書を廃棄する方法は？

A.シュレッダー、または機密文書廃棄サービスの利用が主な方法です。

 

Q.機密文書廃棄サービスの中でも、特におすすめの方法は？

A.シュレッダー処理の後に溶解・リサイクルするサービスがおすすめです。復元が不可能で安全性が高い上、破砕し溶解したものが再生紙（トイレットペーパー）の原料となり環境にやさしいことが理由です。

 

Q.溶解・リサイクルまで行う具体的なサービスは？

A.一例に、竹下産業の「T-CUBE」があります。シュレッダー処理の後、提携先の製紙工場で溶解処理され、再生紙（トイレットペーパー）にリサイクルされます。

 

法人が機密文書を廃棄する際はルールを守って確実な処分を

シュレッダー処理は手軽な一方、細かな破片を繋ぎ合わせれば復元できてしまうリスクが決してゼロではありません。とは言え、自社での焼却は法規制の観点から実施が困難であり、煙や臭いによる近隣トラブル、環境への影響も踏まえると避けるべき方法だと言えます。

 

こうしたリスクを総合的に考えると、専門の廃棄サービスを利用するのが最も確実で安心です。

 

サービスの導入を検討される際は、手間やコストを抑えつつ万全の情報漏洩対策ができる「T-CUBE」を、ぜひ選択肢に加えてみてください。

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